comunicación y archivo

Lo  que hicimos en esta clase fue hablar de que era comunicación y toca en grupos .cada grupo dio su opinión.

Comunicación: proceso mediante el cual se puede transmitir una información de una entidad a otra

Asertividad:

Dar un mensaje claro, resultado positivo, precisión correcta, eficacia, logro de un objetivo propuesto.

En este día la profe nos hizo hacer unas representaciones donde nosotros mostrábamos  la asertividad, aprendimos que el ser asertivo no significa que debemos herir  los demás

2 de marzo del 2012

Concepto de empresa

Es la organización que se constituye con arreglo a las leyes bien sean mercantiles, laboral o tributaria, con el propósito de desarrollar actividades económicas.

Decálogo

¨no debemos conseguir nuestras metas pasando por encima de los demás¨

La asertividad un conocimiento que nos colma de eficacia

Ser asertivo ayuda con la evolución del trabajo, a ser  más abierto  a los temas propuestos

Este proceso lleva mucha paciencia, atención e interés a los temas que quieres y debes conocer

No te estreses si no eres eficaz pon más atención y te ira mucho mejor

Ser asertivo no simplemente es de conocimiento también es de ser solidario, aquella persona que no se enfoca solo en lo que él tiene que hacer si no que le  colabora a los demás para que haya integridad ,el trabajo sea más fluido y todo saga mejor.

Decálogo

Asistencia administrativa

Líder facilitador de recursos

Claridad, papelería

Escucha, diplomacia

Sana convivencia, cordialidad, respeto reglamentó

No debe reprimir

Asertivo (emisor)

Trabaja en equipo ,fomenta armonía

Luego hicimos 5 flalencias

archivo

Principios de ordenamiento

Se denomina principios de ordenamiento  de ordenamiento a la organización que se da  a las carpetas, según una base determina i siguiendo una secuencia lógica

La organización de los documentos  por cualquier sistema que se elija, exige que la persona  responsable sepa archivar las tecnicas y correctamente para su rápida y fácil localización en el momento que se requiera.

Alfabético: llamado también normativo que consiste en ordenar los nombres por letras de los alfabetos, este subtitulo se divide en

·         Nombres de personas naturales o normativas

·         Nombres de razones sociales o jurídicas

·         Asuntos, temas o temáticas

·         Nombres o de lugares geográficos

Numéricos: este principio se apoya en los números, es un sistema indirecto porque requiere como auxiliar un alfabético: se subdivide en:

·         Consecutivo

·         Codificado

Cronológico: este principio se vasa en la cronología o ciencia auxiliar de la historia, que relaciona  el tiempo  y dice cuando ocurrió un suceso.

Ordenamiento alfabético nominativo

Personas naturales: el nombre de una persona está compuesto por sus nombres que en algunos casos se compone de dos  o tres   palabras y sus apellidos, es decir los nombres de personas  naturales se conforman de dos unidades y cada unidad tener uno o más elementos

LUZ MARINA PEREZ DIAZ

En el caso de homónimos, resulta ser un tercer factor de ordenamiento ser domino ,la profesión .la ciudad de origen ,a la identificación, cada una de las palabras  letras o abreviaturas  que forman  parte de un  nombre se considera como unidad de clasificación independiente

LUZ MARINA PÉREZ D.

Ejemplos

A:

Arcila Argosa María Teresa

Arévalo Escalilla Gladis

Atuesta villa veces Fernando

Baquero Cajamarca Miriam

C

Cajiado Óscar

G

Galat Izabal

Gutiérrez  Avilar  Celmira

H

Herrera flores

J

Jiménez Cajigas José Fernando

L

Lemos Soto Rosalía

Lozano Bonilla Jorge

O

Ordoñez Erazo augusto

Ortiz Méndez Edgardo

E

Rodríguez Cortes Ana

Rojas Almansa Héctor H.

T

Tacora Sastoque Carmensa

V

Villiotas Escandíos Santiago

Mujeres casadas 

En los países hispanoamericanos aun se usa la partícula D. Antes del apellido del esposo  hay que tener en cuenta  como primera unidad hasta donde sea posible  el apellido de soltera, es decir el paterno, y como segunda unidad el apellido de casada. Unidad  por la partícula  D.es posible encontrar en algunos textos que estos dos apellidos se consideran  una sola unidad  pero para efectos  de clasificación  se consideran independientes, cuando no se conoce el apellido  paterno la unidad de clasificación  es el apellido  de casa y la partícula D va al final del nombre

Apellidos con proposiciones, prefijos y artículos

Para ordenar apellidos con algunas de estos elementos se considera como si fuera una sola  unidad es decir como si se escribieran unidos

·         De la rosa

·         De los ríos

·         De la hoz

·         De la torre

·         Amala del campo esteban

·         De la hoz Pérez

·         De la rosa  Henao Lucas

·         De la torre cárdenas

·         De los lagos  mora

·         Fernández de la rosa

·         Pantoja de rojas

·         Valencia  de Andrade Aliria

·         Beltrán Garzón María Benítez Farfán  flor

·         Castillo Pérez Edilmo

·         De la rosa armando

·         De los ríos  Vargas Hernando

·         Del campo Rossu  María

·         Del rio Montoya Eduardo

·         González de arenas  María mar

·         Henao Paredes Dora

·         Maldonado Ávila  Luis

·         Martínez de Gutiérrez Blanca

·         Martínez salgado Sara

·         Yamile  de la calle  Beltrán

·         Eduardo del rio Montoya

·         Hernando del león Caicedo

·         Ana Isabel de los ríos  Vargas

·         Adriana de la cruz García

·         Ricardo de la roche  Sánchez

·         Víctor del  campo acuña

·         Giraldo de la hoz delgado

·         Evangelina de lima calderón

·         Efraín de francisco  Arévalo

·         Alfonso de los Reyes Araque

·         Alba Lucia del Castillo Briñez

·         Ana Jacinta de la Roche

·         Juan de Lima Naranjo

·         Armando de la Rosa

·         Marie del Campo

·         Pablo de los Reyes

Apellidos compuestos

Están conformados por dos términos femeninos que constituye un solo apellido como García herreros, león Gómez  entre otros y se consideran como un solo elementos, no son  muchos y pueden identificarse ,porque  aparentemente la persona  tiene 3 apellidos .también  puede reconocerse por el guion que se coloca en medio de los términos.

·         Cuesta Duque García 

·         Díaz  León Prez Ricardo

·         Díaz  Granadas Prez Carlos Eduardo

·         León Gómez Cárdenas Arturo

·         Lobo Guerrero Pubiano Álvaro

·         Lobo Guerrero Ruiz Guillermo

·         Soto Montes Castillo Susana.

Personas jurídicas

En el caso nombres comerciales que en su razón social  indiquen la naturaleza del negocio y lleven el nombre completo de una persona natural se clasifican  tal como aparecen y cada palabra constituye  una unidad

·         Almacén Horacio Tamayo

·         Farmacia Tomas Céspedes

·         Lavandería Manuel Espejo

Cuando la razón social no aparece la naturaleza del negocio  ,si no que está constituida  por el nombre completo de una persona  acompañado por los términos  comerciales CIA LTDA hermanos e hijos  etc,que forman unidad de clasificación se comprenda verificar  el nombre en los documentos  que se tengan  como antecedente ,e ne el directorio telefónico  o solicitar  la información  directamente al cliente para evitar  variaciones en el registro mercantil.

·         Darío Restrepo e hijos

·         Carlos Cárdenas & CIA

·         Josa Pérez LTDA

Cuando en la razón social existen números deben tratarse como si estuvieran escritos en letras paro sin cambiarlos

·         Panadería la 13

·         Panadería la 15

Sin embargo cuando en el nombre  de una razón social existe un numero  que es consecutivo, que  es el caso de notarios, juzgados entre otros, se conserva el orden

Notaria 1                     notaria 5

Notaria2                      notaria 15 

A

Almacén deportivo el príncipe

Almacén la cucharita

Almacén  la bujía eléctrica

Almacén la moda elegante

B

Bar y billares el sol

Banco de los trabajadores

C

Centro óptico el espinal

Constructora el palmar

A

Almacén Crearte

Almacén el Lubricante

Almacén Monte Alegre

Almacén Visco Ayos

Arévalo Manrique Juliana

B

Bahamon Días Rut

Bejarano Rúa Enrique

C

Club las Colinas

Confecciones la modista

Cooperativa de ahorro y crédito Ltda.

D

Drogas Don José

F

Fabrica lechera

Ferretería el progreso

H

Hospital Nelson Restrepo

I

I.C.BF

L

Lavaseco Pensilvania

M

Molana del Castillo Marisol

R

Residencia el descanso

S

Servientrega  Ltda.

Soto mayor Bernardo

Supermercado san José

T

Tifano Castro Javier

V

Unidad médica los Arrayanes

Z

Zuluaga Arias Guillermo

SISTEMAS ALFABETICOS (onomástico, temático, toponímico-geográfico)

Sistema temático

Es la ordenación alfabética de las series y subserie documentales, por el asunto o tema de su contenido, es un sistema que permite  tener juntos todos  los documentos que se generan  alrededor de una misma gestión administrativa.

Este sistema supone una definición exacta, concisa especifica y clara  de los asuntos  que se transmitan en las dependencias  y la difusión  de los mismos para que todas las dependencias conserven hasta donde sea posible los mismos  asuntos  generales, para facilitar la localización de los documentos se  emplean guías y Subguias que actúan como instrumento de localización

La guía son agudas visuales que se encargan de separar distintos grupos de documentos   dentro de las unidades de instalación  y se dividen en

Auxiliares: llena una expresión escrita, una expresión numérica   o alfabética

Principales: hacen referencia  a la unidad de orden

Subguias: preceden a las divisiones y a las guías principales

Guía principal: cuentos, cuentas de ahorro, cuentas autorizadas

Auxiliar: letras del alfabeto

Subguias: división de la guía principal

El empleo de las guías i Subguias depende del sistema de ordenamiento y no siempre.se requiere de todas ellas.

Clases de archivos por asuntos

Materia en estricto oren alfabético estilo diccionario se presentan los términos como las palabras  de un diccionario, sin división, no necesita tarjetero o índice auxiliar, la carpeta, la carpeta de varios a miscelánea  va en última posición y en color diferente

Las guías principales son las letras del alfabeto

Componentes: archivo principal consta de:

Guías auxiliares =que son las letras del alfabeto

Carpetas donde se guardan los documentos

Enciclopedia

Agrupación de materia según categoría lógica o  los asuntos están agrupados por relaciones lógicas en  orden alfabético. Tiene principales que se dividen  y subdividen

Se toma como base el organigrama de la entidad que identifica la procedencia de los documentos, da la secuencia lógica de los grupos y subgrupos hasta llegar a las unidades simples en la clasificación conservando  la unidad original

Componentes: archivo principal que consta de

Guías  auxiliares: que son las letras del alfabeto

Guías principales: que son los nombres de los grupos

Subguias: que son los nombres de los subgrupos

Carpetas: documentos de caca asunto, nombres de los asuntos

Ejemplo estufa=carpetas

Electrodoméstico=Subguias

Compras=guía principal

C=guía auxiliar